Według McKinsey & Company: "Kiedy firma angażuje swoich pracowników w rozwiązywanie problemów w ramach ich codziennej pracy, czują się oni bardziej zmotywowani, lepiej wykonują swoją pracę, poprawia się wydajność organizacji i zaczyna się pozytywny cykl. Takie podejście może wydobyć ogromny potencjał dla firmy i jej klientów. Według Forbes Magazine, "Rozwiązywanie problemów jest esencją tego, co liderzy mają do zrobienia. Celem liderów jest minimalizowanie występowania problemów, co oznacza, że musimy być na tyle odważni, aby stawić im czoła, zanim okoliczności zmuszą nas do działania. Jeśli przywództwo i kultura rozwiązywania problemów są kojarzone z wiodącymi firmami, to dlaczego tak wiele firm stosuje dziś rozwiązania typu "work around" w sprzedaży, obsłudze klienta, księgowości i produkcji? Jeśli jesteś sfrustrowany ciągłymi problemami produkcyjnymi, oto siedmiostopniowa mapa drogowa, która pomoże Ci rozwiązać większość problemów.
- Zidentyfikuj problem. Za każdym razem, gdy... obrazujemy tę płytę, skanujemy te zdjęcia, klikamy ten przycisk, wrzucamy pliki do tego folderu, zamawiamy tą kartą kredytową, drukujemy na tym papierze, używamy tego insertera, wysyłamy w tej kopercie.... pojawia się ten problem.
- Opisz sytuację, stosując zasadę sześciu W. Kto to zrobił? Co się stało? Kiedy to miało miejsce? Gdzie to się stało? Dlaczego to się stało? Jak to się stało?
- Stwórz tymczasowe obejście problemu na miejscu. Nie zaczynaj poszukiwania przyczyny źródłowej i tworzenia długoterminowego rozwiązania. Zamiast tego, najpierw ugasić pożar. Znajdź rozwiązanie, które pozwoli na kontynuowanie pracy, nawet jeśli nie jest ono idealne.
- Znajdź pierwotną przyczynę. Po zakończeniu sytuacji awaryjnej zbadaj pierwotną przyczynę. Wróć do Sześciu W omówionych w kroku drugim, uwzględnij ludzi z poprzedniego kroku i ludzi z następnego.
- Zaproponuj i zbadaj rozwiązania. Porozmawiaj z każdym, kto doświadczył tego problemu. Następnie porozmawiaj ze wszystkimi osobami pracującymi o jeden krok przed problemem, jak również ze wszystkimi osobami pracującymi o jeden krok po problemie. Zapytaj ich, co ich zdaniem może być przyczyną tego problemu. W miarę jak różne opcje są ograniczane, zacznij kłaść fundamenty, aby zmotywować pracowników do "kupowania" rozwiązania.
- Stwórz plan działania. Większość rozwiązań obejmuje jedno lub więcej z czterech podstawowych rozwiązań, takich jak personel, szkolenia, sprzęt i procedury.
- Sprawdź swoje wyniki. Jest to chyba najczęstszy błąd. Ktoś musi sprawdzić następnego dnia, następnego tygodnia i następnego miesiąca, aby upewnić się, że nie napotkano nowych przeszkód. Jeśli pojawią się nowe przeszkody, należy rozpocząć proces od nowa.
Podsumowanie
W Edwards Deming, jeden z ojców totalnego zarządzania jakością powiedział kiedyś: "Jeśli robisz to, co zawsze robiłeś, dostaniesz to, co zawsze dostawałeś". Rozwiązywanie problemów jest jednym z atrybutów wiodących firm. Firmy, które opanują proces rozwiązywania problemów, mają szansę stać się wiodącymi firmami. Jak dobry jesteś w rozwiązywaniu problemów? Co robisz, aby zbudować kulturę osób rozwiązujących problemy? - — Howie Fenton jest wiceprezesem usług konsultingowych w IMG. Przez 25 lat pomagał drukarniom przemysłowym i komercyjnym mierzyć, identyfikować i rozwiązywać problemy operacyjne. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak IMG może pomóc Ci zmierzyć wydajność, porównać się z liderami i przezwyciężyć problemy produkcyjne, napisz na adres hfenton@imgresults.com.
